L'extrait Kbis est le document officiel attestant de l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il est exigé dans de nombreuses démarches administratives, bancaires et commerciales. Ce guide explique comment obtenir votre Kbis, le maintenir à jour et comprendre les informations qu'il contient.
Le Kbis : la carte d'identité officielle de votre entreprise
L'extrait Kbis est le seul document officiel attestant de l'existence juridique d'une société commerciale immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il est délivré par le greffe du tribunal de commerce et constitue la preuve de l'immatriculation. Toute personne peut demander un Kbis de n'importe quelle société, ce qui en fait un outil de transparence essentiel. Pour les entreprises individuelles commerciales, l'équivalent est l'extrait K. Les artisans ont leur immatriculation au Répertoire des Métiers (RM) et les professions libérales ne disposent pas de Kbis mais d'un numéro SIREN/SIRET délivré par l'INSEE.
Quelles informations figurent sur le Kbis ?
- Identité de la société : dénomination sociale, sigle, enseigne commerciale.
- Numéros d'identification : SIREN, SIRET, code NAF/APE, numéro RCS.
- Forme juridique et capital social : SAS, SARL, SA, etc., et montant du capital.
- Siège social : adresse complète du siège.
- Activité principale : description de l'objet social.
- Dirigeants : identité du ou des dirigeants (gérant, président, directeur général).
- Procédures collectives : mention de toute procédure de sauvegarde, redressement ou liquidation judiciaire en cours.
Dans quels cas le Kbis est-il requis ?
Le Kbis est exigé dans de nombreuses situations professionnelles : ouverture d'un compte bancaire professionnel, candidature à un appel d'offres public, signature d'un bail commercial, demande de financement ou de subvention, immatriculation à un registre professionnel, adhésion à une caisse de retraite ou de prévoyance. Les partenaires commerciaux le demandent souvent pour vérifier l'existence et la fiabilité d'une société avant de contracter. Un Kbis de moins de trois mois est généralement exigé, car il garantit que les informations sont à jour.
Comment obtenir votre extrait Kbis
Le Kbis peut être obtenu en ligne sur le site Infogreffe (infogreffe.fr) ou sur le site du Registre National des Entreprises (data.inpi.fr). Le coût est d'environ 3,37 € pour un envoi électronique et 4,03 € pour un envoi postal. Le dirigeant de la société peut obtenir un Kbis gratuitement via le site monidenum.fr, plateforme d'identité numérique des greffes. Infogreffe propose un abonnement « Kbis numérique » permettant de recevoir automatiquement un Kbis mis à jour chaque trimestre. Le Kbis est généralement disponible sous 24 à 48 heures après une formalité d'immatriculation ou de modification.
Kbis et Guichet Unique
Depuis la mise en place du Guichet Unique de l'INPI en 2023, toutes les formalités de création et de modification de société transitent par cette plateforme. Le Kbis est mis à jour automatiquement après traitement de la formalité par le greffe. En cas de retard ou d'erreur, contactez directement le greffe du tribunal de commerce compétent. Vérifiez systématiquement les informations figurant sur votre Kbis après chaque modification statutaire pour détecter d'éventuelles erreurs de saisie.
Mise à jour et vigilance
Le Kbis doit être mis à jour après chaque événement modifiant les informations qui y figurent : changement de dirigeant, transfert de siège, modification du capital, changement d'activité. Un Kbis obsolète peut créer des difficultés lors de démarches administratives ou commerciales. Certaines arnaques ciblent les entreprises en envoyant de faux courriers proposant une inscription payante à des registres fictifs ressemblant au RCS. Ne répondez jamais à ces sollicitations : l'inscription au RCS est automatique lors de l'immatriculation via le Guichet Unique et le Kbis s'obtient uniquement auprès des sources officielles.
Le service monidenum.fr permet au dirigeant d'obtenir son Kbis gratuitement et de prouver son identité numérique auprès de ses partenaires. Un outil méconnu mais particulièrement utile pour les PME.
Numerin facilite la mise à jour de vos informations légales sur vos factures et documents commerciaux. Vos mentions obligatoires sont toujours synchronisées avec votre Kbis.