Le lettrage comptable consiste à rapprocher les écritures de débit et de crédit d'un même compte de tiers pour identifier les opérations qui se compensent. Par exemple, lettrer une facture client avec le règlement correspondant permet de savoir que cette facture est soldée. Les écritures non lettrées représentent les factures impayées ou les règlements non affectés. Le lettrage est un outil essentiel pour le suivi des créances et des dettes.
Pourquoi le lettrage est-il indispensable ?
Sans lettrage, il est impossible de savoir quelles factures sont payées et lesquelles sont en attente de règlement. Le solde d'un compte client peut être nul alors que plusieurs factures et règlements se compensent sans être associés. Le lettrage apporte de la lisibilité : en un coup d'œil, vous identifiez les factures en souffrance, les avoirs non utilisés et les règlements en attente d'affectation. C'est aussi un prérequis pour les travaux de clôture et la constitution des provisions pour créances douteuses.
Le lettrage manuel
Le lettrage manuel consiste à associer une à une les écritures qui se compensent en leur attribuant une lettre identique (A, B, C, puis AA, AB, etc.). L'opérateur compare les montants des factures et des règlements et les rapproche manuellement. Cette méthode est précise mais chronophage, surtout pour les comptes à fort volume de transactions. Elle convient aux PME avec un nombre limité de clients ou de fournisseurs.
Le lettrage automatique
Le lettrage automatique utilise des algorithmes pour rapprocher les écritures en se basant sur les montants, les références de factures et les dates. Il est particulièrement efficace pour les règlements unitaires (un règlement pour une facture). Les cas complexes - règlement groupé de plusieurs factures, paiement partiel, règlement avec escompte - nécessitent souvent une intervention manuelle ou un paramétrage spécifique de l'algorithme. Un bon logiciel de comptabilité propose les deux modes et permet de basculer facilement de l'un à l'autre.
- Lettrage par montant exact : le logiciel rapproche les écritures de montants strictement identiques. Rapide et fiable pour les règlements unitaires.
- Lettrage par référence : le logiciel identifie le numéro de facture dans le libellé du règlement. Utile quand les clients mentionnent la référence dans leur virement.
- Lettrage par approchement : le logiciel propose des combinaisons d'écritures dont la somme correspond. Pratique pour les règlements groupés.
- Lettrage partiel : permet de lettrer un acompte avec une partie de la facture, en conservant le reliquat comme écriture non lettrée.
Traiter les écarts de lettrage
Il arrive qu'un règlement ne corresponde pas exactement au montant de la facture. Les écarts courants proviennent des escomptes de règlement, des arrondis de centimes, ou des retenues de garantie. Pour les écarts de faible montant (quelques centimes), passez une écriture d'ajustement en compte de charges ou produits divers pour solder le lettrage. Pour les écarts significatifs, identifiez la cause avant de procéder au lettrage : acompte, avoir attendu, erreur de facturation.
Un compte de tiers parfaitement lettré est le signe d'une comptabilité bien tenue. En fin d'exercice, les écritures non lettrées sur les comptes clients constituent la base du calcul de vos créances douteuses et de vos provisions.
Numerin propose un lettrage automatique intelligent qui rapproche vos factures et vos règlements en temps réel. Les écritures non lettrées sont signalées pour action, et vous pouvez lettrer manuellement en glisser-déposer pour les cas particuliers.